Acta

Versiunea 1 · Ultima actualizare: 18.10.2026

Politica de confidențialitate

Acta este o platformă de lucru pentru cabinete de avocatură din România, operată de Rubrica S.R.L. („Acta”, „noi”). Această politică explică ce date personale prelucrăm, de ce, cu cine le împărțim și ce drepturi aveți. Pentru orice întrebare despre date, scrieți-ne la contact@acta-legal.ro. Răspundem în cel mult 5 zile lucrătoare.

1. Două roluri diferite

Operator. Pentru site-ul acta-legal.ro, formularele de pe site și relația comercială cu cabinetele (contract, facturare, plăți), Acta stabilește scopul prelucrării și este operator de date.

Persoană împuternicită. Pentru datele din platformă — dosarele, documentele, clienții și activitatea unui cabinet — operatorul este cabinetul. Acta le prelucrează numai pentru a furniza serviciul și numai la instrucțiunile cabinetului (art. 28 GDPR). Pentru abonamente, condițiile sunt cele din acordul de prelucrare a datelor încheiat cu fiecare cabinet; pentru planul gratuit, cele din Termeni. Dacă sunteți clientul unui cabinet care folosește Acta, adresați-vă cabinetului pentru drepturile dumneavoastră; orice cerere primită de noi o transmitem cabinetului.

2. Ce prelucrăm ca operator

  • Formularul „Programați o discuție”: adresa de email și numărul de avocați ai cabinetului. Temei: demersuri înainte de încheierea unui contract, la cererea dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR).
  • Contul în planul gratuit (urmărirea dosarelor): adresa de email, cu care vă creăm contul și vă trimitem alertele. Temei: executarea serviciului cerut (art. 6 alin. (1) lit. b). Ce se întâmplă cu dosarele adăugate în plan este descris la punctul 3.
  • Studiul pentru avocați (acta-legal.ro/studiu): răspunsurile dumneavoastră și, numai dacă o lăsați, o adresă de contact. Temei: consimțământul (art. 6 alin. (1) lit. a), pe care îl puteți retrage oricând.
  • Date contractuale și de facturare ale cabinetelor: denumirea, adresa și codul fiscal ale cabinetului, persoanele de contact, facturile și plățile. Temei: contractul și obligațiile legale de contabilitate (art. 6 alin. (1) lit. b și c).
  • Statistici de trafic: pagini vizitate, sursa vizitei, țara și tipul de dispozitiv, printr-un sistem de analiză găzduit pe serverele noastre din Germania. Statisticile sunt agregate și nu permit identificarea vizitatorilor. Nu folosim cookie-uri, nu urmărim vizitatorii între site-uri și nu transmitem aceste date. Temei: interesul nostru legitim de a înțelege cum este folosit site-ul (art. 6 alin. (1) lit. f).
  • Date tehnice: la trimiterea unui formular păstrăm și tipul de browser, iar adresa IP o folosim pentru a limita abuzurile. Temei: interesul nostru legitim de a proteja site-ul (art. 6 alin. (1) lit. f).

Adresa de email este necesară pentru a vă răspunde sau pentru a vă crea contul; fără ea nu putem face nici una, nici alta. Celelalte câmpuri sunt opționale, cu excepția numărului de avocați din formularul de discuție. Nu luăm decizii automate și nu facem profilare.

3. Ce prelucrăm în platformă, pentru cabinete

  • Documentele. Fiecare cabinet alege unde își ține documentele. Dacă își conectează Microsoft 365, originalele rămân acolo, iar Acta primește acces la documente prin acordul administratorului cabinetului. Dacă alege stocarea Acta, originalele sunt păstrate pe serverele noastre din Germania. În ambele cazuri, păstrăm copii de lucru: textul extras, rezumate și context generate de AI, metadate ale dosarelor (numere, părți, termene).
  • Conturile. Autentificarea se face cu contul Microsoft de lucru al cabinetului sau cu un cod de unică folosință trimis prin email. Nu stocăm parole.
  • E-mailul. Acta nu citește căsuța de e-mail a cabinetului. Dacă un avocat trimite o factură din Acta, aceasta pleacă din căsuța sa Microsoft, la comanda lui.
  • AI. Întrebările, documentele și textele din dosar sunt prelucrate cu modelele Claude ale Anthropic. Acta nu antrenează modele pe datele cabinetelor. Conform termenilor comerciali ai Anthropic, datele primite prin API nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
  • Dictarea vocală. Când un avocat dictează o întrebare, înregistrarea trece prin serverele noastre doar cât durează transcrierea și este transcrisă de Microsoft (Azure Speech, în Irlanda). Nici noi, nici Microsoft nu păstrăm înregistrarea sau textul transcris; textul apare doar în bara de chat, iar avocatul decide dacă îl trimite.
  • Surse publice. Asociem dosarelor date publice de pe portalul instanțelor (termene, părți, soluții), din legislația publicată și din registrul comerțului.
  • Planul gratuit. Pentru fiecare dosar adăugat, preluăm de pe portalul instanțelor datele publice ale dosarului (părțile și calitatea lor, termenele, soluțiile), le folosim pentru a scrie cu AI o scurtă situație a dosarului și vă trimitem prin email alerte când apare ceva nou. Le prelucrăm în numele avocatului care a adăugat dosarul, conform Termenilor.
  • Plăți. Plățile cu cardul sunt procesate de Stripe. Datele cardului le păstrează numai Stripe; noi păstrăm identificatorii de client și de abonament, precum și datele de facturare.

4. Cine ne ajută

Lucrăm cu un număr restrâns de furnizori, fiecare doar pentru rolul său:

  • Hetzner (Germania; copii de rezervă în Finlanda): găzduirea platformei și stocarea fișierelor.
  • Anthropic (SUA): modelele AI.
  • Voyage AI (SUA): indexarea întrebărilor de cercetare juridică.
  • Brave (SUA): căutări pe internet, când cercetarea juridică o cere.
  • Resend (SUA): trimiterea e-mailurilor (coduri de acces, alerte, invitații, facturi).
  • Cloudflare (SUA): DNS, protecția traficului și rutarea e-mailurilor primite.
  • Un releu tehnic în România, pentru interogările către portalul instanțelor și legislație.
  • Microsoft: autentificarea cu cont Microsoft; pentru cabinetele care își conectează Microsoft 365, accesul la documente; citirea documentelor scanate (Azure Document Intelligence, UE); și transcrierea dictării vocale (Azure Speech, Irlanda).
  • Stripe (SUA): plățile cu cardul.
  • Oblio (România): emiterea facturilor noastre; și facturarea cabinetului, dacă acesta își conectează propriul cont Oblio.
  • Discord (SUA): notificări interne despre formularele trimise de pe site.
  • GitHub (SUA): găzduirea acestui site de prezentare.
  • Google (SUA): fonturile folosite de site și de aplicație.

Când un furnizor prelucrează date în afara Spațiului Economic European, transferul are loc numai cu garanțiile prevăzute de GDPR: decizii de adecvare (inclusiv cadrul UE–SUA privind protecția datelor, pentru furnizorii certificați) sau clauze contractuale standard.

5. Cât păstrăm

  • Datele din platformă: cât timp cabinetul are cont activ. La încetare, cabinetul poate cere exportul datelor și ștergerea lor. Ștergem întâi datele din platformă, apoi copiile tehnice care nu sunt accesibile în platformă (versiuni anterioare ale fișierelor stocate, copii de rezervă); vă confirmăm în scris când ștergerea s-a încheiat.
  • Planul gratuit: cât timp contul este activ. Dacă ne cereți închiderea contului, ștergem contul și dosarele urmărite.
  • Formularul de discuție: cât timp discuția este activă și cel mult 24 de luni de la ultimul contact. Ne puteți cere oricând să îl ștergem mai devreme.
  • Studiul: până vă retrageți consimțământul și cel mult 24 de luni de la completare.
  • Date tehnice: jurnalele de acces se păstrează pe termen scurt, pentru securitate.
  • Datele de facturare: pe durata prevăzută de legislația contabilă. Este singura categorie pe care o păstrăm după ștergere, pentru că legea ne obligă.

6. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, dreptul de a vă retrage consimțământul și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro). Pentru datele din platformă, adresați-vă cabinetului; pentru site și relația comercială, scrieți-ne la contact@acta-legal.ro.

7. Modificări

Publicăm aici orice modificare, cu data actualizării. Cabinetele cu abonament sunt anunțate direct despre modificările importante.