Versiunea 1 · Ciornă · Ultima actualizare: 08.11.2026

Acordul de prelucrare a datelor

Aceasta este o ciornă, în curs de revizuire juridică. Textul final poate fi formulat diferit; orice modificare o publicăm aici, cu data actualizării.

Acest acord stabilește condițiile în care Acta prelucrează datele cu caracter personal din platformă în numele cabinetului, conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

1. Încheiere, obiect și durată

1.1. Acordul se încheie prin acceptarea lui în aplicație de către un partener al cabinetului și se aplică tuturor datelor cabinetului din platformă, din prima zi a perioadei de probă, pe toată durata unui abonament și până la ștergerea datelor conform art. 9. Pentru cabinetele care foloseau deja Acta la data publicării, acordul se aplică de la prima lor autentificare după publicare.

1.2. Acta furnizează cabinetului platforma Acta (aplicația web, aplicația desktop, add-in-ul Microsoft Word și aplicația de telefon) pentru dosare, documente, cercetare și redactare asistate de AI, urmărirea portalului instanțelor, agendă, sarcini și facturare („Serviciile”), în condițiile din Termeni.

1.3. Planul gratuit de urmărire a dosarelor nu intră sub acest acord; pentru el se aplică Termenii și Politica de confidențialitate.

2. Natura și scopul prelucrării

2.1. Acta prelucrează datele cabinetului numai pentru a furniza Serviciile: preluarea și organizarea documentelor, extragerea textului (inclusiv citirea documentelor scanate), rezumate și context generate de AI pentru fiecare dosar, răspunsurile asistentului, redactarea și cercetarea, dictarea vocală, sincronizarea termenelor de pe portalul instanțelor, sarcinile, agenda și facturarea, precum și găsirea și corectarea greșelilor asistentului: același serviciu de inteligență artificială care formulează răspunsurile elimină automat din conversații numele, numerele de identificare, adresele și datele de contact, iar echipa Acta analizează doar aceste copii fără date de identificare, cu ajutorul unui instrument de inteligență artificială, numai în acest scop; copiile se păstrează cel mult 30 de zile. Textele publicate de legislație și jurisprudență pe care asistentul le citează (de exemplu, o decizie a Curții Constituționale) rămân în aceste copii așa cum au fost publicate, inclusiv numele care apar în ele. Separat, citările din răspunsuri sunt verificate automat, fără inteligență artificială, iar Acta vede din aceste verificări doar categorii și numere. Acta nu folosește datele cabinetului în alt scop, nu le vinde și nu le transmite altor persoane decât subprocesatorilor din Anexa 2, cu excepția transmiterii descrise la 6.3.

2.2. Angajamentele de mai jos fac parte din instrucțiunile documentate ale cabinetului:

• Unde sunt documentele. Cabinetul alege. Cu Microsoft 365, originalele rămân în Microsoft 365-ul cabinetului, iar Acta le accesează prin permisiunile acordate de administratorul cabinetului, revocabile oricând din Microsoft Entra. Cu stocarea Acta, originalele sunt păstrate pe serverele Acta din Germania. În ambele cazuri, Acta păstrează copiile de lucru necesare Serviciilor: textul extras, rezumatele și contextul generate de AI, conversațiile cu asistentul și metadatele dosarelor.
• E-mailul. Acta nu citește căsuța de e-mail a cabinetului. Acta trimite un e-mail din căsuța Microsoft a unui avocat numai la comanda acestuia (de exemplu, o factură).
• Accesul echipei Acta. Echipa Acta nu deschide dosarele sau documentele cabinetului și nu citește conversațiile în forma lor originală. Pentru a opera și factura Serviciile, Acta vede cifre de utilizare și de cost (de exemplu, câte documente au fost procesate, câte întrebări s-au pus și cât a costat AI-ul) și, în scopul de la 2.1, copiile conversațiilor, inclusiv fragmentele de documente citate în ele, din care datele de identificare au fost eliminate automat. O excepție este o problemă raportată de cabinet: atunci Acta se uită numai la ceea ce privește acea problemă. A doua excepție privește doar cabinetele al căror acord de pilot permite testarea: Acta poate citi conversațiile lor originale numai pentru a testa și a îmbunătăți eliminarea datelor de identificare de la 2.1, iar exemplarele originale folosite le șterge după test.
• AI. Nici Acta, nici subprocesatorii săi nu antrenează modele AI pe datele cabinetului.

3. Categoriile de date și de persoane vizate

3.1. Conform Anexei 1.

3.2. Prin natura activității de avocatură, cabinetul poate încărca în dosare și categorii speciale de date (art. 9 GDPR) sau date privind condamnări penale și infracțiuni (art. 10 GDPR). Acta le prelucrează numai ca parte a conținutului dosarelor, fără a le viza în mod specific. Cabinetul răspunde de existența unui temei legal pentru datele pe care le încarcă.

4. Obligațiile Acta

Acta:

1. prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale cabinetului (folosirea platformei conform funcțiilor ei și setărilor alese de cabinet constituie instrucțiune documentată) și informează cabinetul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă GDPR;
2. se asigură că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea;
3. aplică măsurile tehnice și organizatorice din Anexa 3;
4. respectă condițiile de la art. 5 privind subprocesatorii;
5. asistă cabinetul, ținând seama de natura prelucrării, să răspundă cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție); o cerere primită direct de Acta este transmisă cabinetului în cel mult 5 zile lucrătoare;
6. asistă cabinetul să respecte art. 32–36 GDPR (securitate, notificarea încălcărilor, evaluări de impact), ținând seama de informațiile pe care le are;
7. la încetare, predă și șterge datele conform art. 9;
8. pune la dispoziția cabinetului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR și permite auditurile prevăzute la art. 8.

5. Subprocesatori

5.1. Cabinetul autorizează în mod general subprocesatorii din Anexa 2. Acta anunță partenerii cabinetului prin e-mail și publică lista actualizată pe această pagină cu cel puțin 15 zile înainte de a adăuga sau înlocui un subprocesator. Cabinetul poate formula obiecții în acest termen; dacă nu se găsește o soluție, cabinetul poate înceta abonamentul fără penalități.

5.2. Acta impune fiecărui subprocesator, prin contract, obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din acest acord și răspunde față de cabinet pentru respectarea lor.

5.3. Microsoft 365-ul cabinetului și, dacă este cazul, contul Oblio al cabinetului nu sunt subprocesatori ai Acta: sunt furnizorii proprii ai cabinetului, în baza contractelor directe ale cabinetului cu aceștia. Acta doar accesează, respectiv transmite date către aceste servicii, la instrucțiunea cabinetului.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

6.1. Platforma, baza de date și fișierele sunt găzduite în Germania, iar copiile de rezervă în Finlanda.

6.2. Unii subprocesatori din Anexa 2 au sediul în SUA. Transferul către ei are loc numai cu garanțiile prevăzute de capitolul V GDPR: decizia de adecvare privind cadrul UE–SUA de protecție a datelor, pentru furnizorii certificați, sau clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană.

6.3. Când un utilizator caută în chat o firmă după codul fiscal (CUI), Acta trimite doar acel cod (și data sau anul cerut) către serviciile publice ale ANAF și folosește, pe lângă acestea, datele deschise ale ONRC (data.gov.ro); răspunsurile ANAF sunt păstrate de Acta cel mult 30 de zile într-o evidență comună, care nu reține cine a făcut căutarea. Pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și familiale, numele și adresa fiscală primite de la ANAF ajung în conversația din chat, care este păstrată ca orice altă conversație și este procesată de furnizorul de inteligență artificială al Acta, Anthropic (SUA), în baza garanțiilor pentru transferuri descrise mai sus.

7. Încălcări ale securității datelor

Acta notifică cabinetul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor care privește datele cabinetului, transmite informațiile prevăzute la art. 33 alin. (3) GDPR pe măsură ce le are și cooperează la investigare și remediere. Notificarea Autorității Naționale de Supraveghere și, dacă este cazul, a persoanelor vizate rămâne obligația cabinetului, cu asistența Acta.

8. Audit

La cererea rezonabilă a cabinetului, cel mult o dată pe an și cu o notificare de 15 zile lucrătoare, Acta pune la dispoziție documentația privind măsurile de securitate și permite un audit efectuat de cabinet sau de un auditor mandatat de acesta, care nu este concurent al Acta. Auditul are loc în timpul programului de lucru, fără acces la datele altor cabinete, pe cheltuiala cabinetului.

9. Predarea și ștergerea datelor

9.1. La încetarea abonamentului, cabinetul poate cere o copie completă a datelor sale, într-un format uzual (dosare, documente stocate în Acta, rezumate, clienți, sarcini, facturi, conversații), și ștergerea lor. Acta șterge datele în cel mult 30 de zile de la cerere.

9.2. La încheierea perioadei de probă fără abonament, se aplică regulile din Politica de confidențialitate: fiecare partener primește un link către o copie completă, iar în ziua 30 după încheiere Acta șterge datele, dacă nu a pornit un abonament.

9.3. Ștergerea cuprinde baza de date, fișierele stocate și toate versiunile lor anterioare. Copiile de rezervă expiră automat. Acta confirmă ștergerea în scris fiecărui partener al cabinetului.

9.4. Documentele din Microsoft 365-ul cabinetului nu sunt afectate. Acta indică pașii pentru revocarea permisiunilor aplicației din Microsoft Entra.

9.5. Fac excepție datele pe care Acta trebuie să le păstreze prin lege, cum sunt documentele contabile privind facturarea Serviciilor către cabinet. Acestea rămân confidențiale și se șterg la expirarea termenelor legale.

10. Dispoziții finale

10.1. Contact pentru protecția datelor: contact@acta-legal.ro. Răspundem în cel mult 5 zile lucrătoare.

10.2. În materia protecției datelor, acest acord prevalează asupra Termenilor. Răspunderea părților, legea aplicabilă și instanța competentă sunt cele din Termeni.

10.3. Acta poate actualiza acest acord. Publicăm aici fiecare versiune, cu data ei, și anunțăm direct partenerii cabinetelor despre modificările importante. Nicio modificare nu reduce protecția datelor deja prelucrate fără acordul cabinetului.

Anexa 1. Categorii de date și persoane vizate

Persoane vizate: avocații și personalul cabinetului (utilizatorii); clienții cabinetului și reprezentanții lor; părțile adverse, martorii, experții și alte persoane menționate în dosarele și documentele cabinetului.

Categorii de date:

• Conturile utilizatorilor: nume, adresă de e-mail profesională, rol în cabinet, identificatori Microsoft (dacă se autentifică astfel), jurnale tehnice de utilizare.
• Dosare și clienți: denumiri și numere de dosar, instanțe, părți, termene, sarcini, evenimente din agendă, note.
• Documente și conținut de lucru: documentele stocate în Acta (pentru cabinetele care aleg stocarea Acta) cu versiunile lor, textul extras din documente, rezumatele și contextul generate de AI, conversațiile cu asistentul, actele redactate.
• Dictare vocală: înregistrarea, numai cât durează transcrierea; nici înregistrarea, nici textul transcris nu sunt păstrate.
• Facturarea cabinetului: clienții cabinetului și datele lor fiscale, contractele, pontajul, facturile.
• Surse publice asociate dosarelor: date de pe portalul instanțelor (termene, părți, soluții), din legislația publicată și din registrul comerțului.

Anexa 2. Subprocesatori

Microsoft 365-ul cabinetului și contul Oblio al cabinetului nu apar aici (art. 5.3). Plățile cu cardul (Stripe) și facturarea Acta către cabinet (Oblio) privesc relația comercială, în care Acta este operator, și sunt descrise în Politica de confidențialitate.

Anexa 3. Măsuri tehnice și organizatorice

• Criptare în tranzit (TLS) pentru toate conexiunile; secretele și tokenurile de acces sunt stocate criptat.
• Separarea datelor fiecărui cabinet: toate datele sunt legate de organizația cabinetului, iar accesul este limitat la acea organizație.
• Autentificare cu contul Microsoft de lucru sau cu cod de unică folosință trimis prin e-mail; Acta nu stochează parole. Roluri în cadrul cabinetului (partener, avocat, colaborator).
• Acces administrativ la infrastructură restrâns la echipa Acta, pe bază de chei; operațiunile administrative sunt jurnalizate. Rapoartele interne ale echipei folosesc doar cifre, nu conținut.
• Permisiunile Microsoft sunt limitate la documente, acordate și revocabile de administratorul cabinetului; Acta nu are acces de citire la e-mail.
• Copii de rezervă ale bazei de date și proceduri de restaurare.
• Ștergere completă la încetare, inclusiv a versiunilor anterioare ale fișierelor, cu confirmare scrisă (art. 9).